Überstunden berechnen und auszahlen lassen

Überstunden, Mehrarbeit und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes

Im Alltag meinen beide Wörter dasselbe, rechtlich nicht. Die Unterscheidung entscheidet, ob eine Stunde zulässig war und welche Regel für ihren Ausgleich gilt. Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die Arbeitszeit unabhängig vom Vertrag. Verstöße kosten den Arbeitgeber Bußgeld bis 30.000 €, ändern aber nichts daran, dass geleistete Stunden zu bezahlen sind.

Überstunden

Stunden über die im Arbeits- oder Tarifvertrag vereinbarte Arbeitszeit hinaus, etwa die 41. Stunde bei einer 40-Stunden-Woche oder die 21. Stunde bei 20 Stunden Teilzeit.

Mehrarbeit

Arbeit über die gesetzliche Regelarbeitszeit von 8 Stunden pro Werktag hinaus. Tarifverträge verwenden das Wort teils anders, dort ist dann die tarifliche Definition maßgeblich.

Höchstarbeitszeit

8 Stunden pro Werktag, bis zu 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden nicht überschritten werden. Bei Montag bis Samstag sind das im Schnitt höchstens 48 Stunden pro Woche.

Ruhezeit

Mindestens 11 Stunden ohne Unterbrechung zwischen Arbeitsende und nächstem Arbeitsbeginn; in Krankenhäusern, Gastronomie und Landwirtschaft unter Bedingungen 10 Stunden.

Pausen

30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; Pausen zählen nicht als Arbeitszeit.

Zu Überstunden verpflichtet ist nur, wer das im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung zugesagt hat. Ohne eine solche Regel darf der Arbeitgeber Überstunden nur in echten Notfällen verlangen, etwa bei drohendem Schaden für den Betrieb. In Betrieben mit Betriebsrat muss dieser angeordneten Überstunden zustimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Schwerbehinderte Beschäftigte können verlangen, von Mehrarbeit über 8 Stunden täglich freigestellt zu werden.

Überstunden aus der Zeiterfassung zusammenzählen

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 vollständig erfassen. Eine eigene Liste lohnt sich trotzdem: Manche Systeme kappen Stunden über der Sollzeit, ziehen Pausen automatisch ab oder erfassen Arbeit von zu Hause nicht. Gezählt wird pro Woche oder Abrechnungsmonat, nicht pro Tag. Wer am Montag eine Stunde länger und am Freitag eine Stunde kürzer arbeitet, hat in dieser Woche keine Überstunde.

1. Tägliche Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Pausen notieren. Bereitschaftsdienst im Betrieb, angeordnete Dienstreisezeit und vom Arbeitgeber verlangtes Umziehen in Dienstkleidung zählen mit.
2. Wochensumme bilden und die vertragliche Wochenarbeitszeit abziehen.
3. Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage mit der vertraglichen Tagesarbeitszeit ansetzen, bei 40 Stunden in fünf Tagen also 8 Stunden, damit diese Wochen nicht als Minusstunden erscheinen.
4. Die Wochenergebnisse für den Abrechnungszeitraum addieren und bereits per Freizeit ausgeglichene Stunden abziehen.
5. Das Ergebnis mit dem Saldo auf der Gehaltsabrechnung oder im Zeiterfassungssystem abgleichen.

Bei Monatsabrechnung gilt als Soll der Durchschnitt: Wochenstunden × 13 ÷ 3, also 173,33 Stunden bei 40, 166,83 bei 38,5 und 86,67 bei 20 Wochenstunden. Wer mit Gleitzeit oder Arbeitszeitkonto arbeitet, vergleicht nicht einzelne Monate, sondern den Kontostand am Ende des vereinbarten Ausgleichszeitraums.

Vergütung pro Überstunde bei verschiedenen Gehältern

Grundlage ist der Brutto-Stundenlohn aus dem Monatsgehalt: 3 × Monatsgehalt ÷ 13 ÷ Wochenstunden. Der Zuschlag wird auf diesen Stundenlohn aufgeschlagen, nicht auf das Monatsgehalt. Regelmäßige Zulagen, die auch für normale Stunden fließen, etwa eine feste Funktionszulage, gehören in den Stundenlohn hinein. Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld bleiben draußen, solange Vertrag oder Tarif nichts anderes regeln.

Bei Teilzeit gilt dieselbe Formel mit den eigenen Wochenstunden: 1.500 € bei 20 Stunden ergeben 3 × 1.500 € ÷ 13 ÷ 20 = 17,31 € pro Stunde. Tarifliche Zuschläge greifen dort oft erst ab der Stunde, die über die Vollzeit hinausgeht. Das Bundesarbeitsgericht hat im Dezember 2024 entschieden, dass eine solche Regel Teilzeitbeschäftigte benachteiligt, wenn kein sachlicher Grund sie rechtfertigt; der Zuschlag steht dann schon ab Überschreiten der individuellen Arbeitszeit zu.

Minijob: Bezahlte Überstunden zählen zum Verdienst. Wer 603 € im Monat schon ausschöpft, rutscht mit wenigen zusätzlichen Stunden über die Grenze; erlaubt ist das nur unvorhersehbar und in höchstens zwei Monaten pro Jahr. Details auf der Seite Minijob: Stunden und Verdienst bei 603 €.

Überstundenzuschlag: wo er geregelt ist und wie hoch er ausfällt

Ob es einen Zuschlag gibt, steht im Tarifvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag. Fehlt jede Regelung, gibt es nur den normalen Stundenlohn. Übliche Sätze liegen zwischen 25 und 50 Prozent. Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sind eigene Zuschläge und kommen bei Überstunden zu diesen Zeiten hinzu.

Wo die Regel steht, klärt diese Reihenfolge:

• Tarifvertrag: gilt bei Gewerkschaftsmitgliedschaft und Tarifbindung des Arbeitgebers, bei Allgemeinverbindlichkeit oder durch Verweis im Arbeitsvertrag
• Betriebsvereinbarung: beim Betriebsrat oder im Intranet einsehbar
• Arbeitsvertrag: Abschnitte zu Arbeitszeit und Vergütung
• Betriebliche Übung: ein Zuschlag, der mindestens dreimal hintereinander ohne Freiwilligkeitsvorbehalt gezahlt wurde, kann einen dauerhaften Anspruch begründen

Pauschal abgegoltene Überstunden: wann die Vertragsklausel gilt

Viele Arbeitsverträge enthalten den Satz, Überstunden seien mit dem Gehalt abgegolten. Wirksam ist eine solche Klausel nur, wenn sie eine klare Höchstzahl nennt, etwa „bis zu 10 Überstunden im Monat sind mit dem Gehalt abgegolten“. Ohne Begrenzung kann niemand erkennen, wie viel Arbeit für das Gehalt geschuldet ist; die Klausel ist dann unwirksam, und alle Überstunden sind normal zu vergüten. Bei einer wirksamen Pauschale werden erst die Stunden darüber bezahlt. Die Rechtsprechung akzeptiert meist bis zu 10 Prozent der regulären Arbeitszeit.

3.000 € ÷ (173,33 + 10) Stunden = 16,36 € pro tatsächlicher Stunde statt 17,31 €

Achtung: Wer mehr als die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung verdient (2026: 8.450 € im Monat), hat nach der Rechtsprechung oft keinen Anspruch auf Bezahlung von Überstunden, weil bei solchen Gehältern keine Vergütungserwartung unterstellt wird. Umgekehrt darf keine Pauschale dazu führen, dass der Lohn für alle tatsächlich gearbeiteten Stunden unter den Mindestlohn von 13,90 € fällt; bei 2.500 € und 40 Wochenstunden sind das höchstens 6,5 zusätzliche Stunden im Monat.

Auszahlung oder Freizeitausgleich

Ob Überstunden bezahlt oder abgefeiert werden, legt die Vereinbarung fest, nicht der Beschäftigte allein. Ist nichts geregelt, sind sie zu bezahlen. Netto fällt die Auszahlung geringer aus, als der Bruttobetrag vermuten lässt, weil sie auf das Monatsgehalt obendrauf kommt und mit dem persönlichen Grenzsteuersatz belastet wird.

Ein Arbeitszeitkonto hält ein Guthaben über Monate oder Jahre. Endet das Arbeitsverhältnis, ist ein nicht abgebautes Plus auszuzahlen. Der Arbeitgeber darf Beschäftigte in der Kündigungsfrist freistellen und dabei das Guthaben verrechnen, wenn er das ausdrücklich erklärt. Ein Minus auf dem Konto darf er bei Ausscheiden nur verrechnen, wenn die Minusstunden auf Wunsch des Beschäftigten entstanden sind.

Steuern und Sozialabgaben auf ausbezahlte Überstunden

Ausbezahlte Überstunden sind normaler Arbeitslohn und voll steuer- und sozialversicherungspflichtig, auch der Zuschlag. Weil sie auf das Monatsgehalt aufgeschlagen werden, gilt für sie der Grenzsteuersatz, nicht der Durchschnittssatz. Bei 3.000 € brutto in Klasse I liegt die Belastung der zusätzlichen Euros bei rund 43 Prozent: 21,75 Prozent Sozialabgaben und gut 21 Prozent Lohnsteuer.

Überstundenzuschläge

voll steuerpflichtig; eine Steuerbefreiung ist politisch angekündigt, gilt aber erst, wenn ein entsprechendes Gesetz in Kraft getreten ist

Zuschläge für Nacht, Sonntag, Feiertag

nach § 3b EStG bis zu festen Sätzen steuerfrei, auch wenn die Arbeit gleichzeitig Überstunde ist

Nachzahlung für mehrere Jahre

gilt als Vergütung für mehrjährige Tätigkeit; die Fünftelregelung nach § 34 EStG senkt die Progression und wird in der Steuererklärung beantragt

Monat mit hoher Auszahlung

Die Lohnsteuer dieses Monats wirkt überhöht; mit der Steuererklärung wird über das Jahr ausgeglichen

Überstunden nachweisen und rechtzeitig einfordern

Im Streit müssen Beschäftigte zwei Dinge belegen: dass sie die Stunden geleistet haben und dass der Arbeitgeber sie angeordnet, gebilligt oder zumindest geduldet hat. Bloße Anwesenheit im Büro reicht nicht. Geduldet sind Überstunden, wenn der Vorgesetzte von ihnen wusste und nichts dagegen unternahm, etwa bei Arbeitsaufträgen mit Fristen, die in der normalen Arbeitszeit nicht zu schaffen waren.

• Eigene Aufzeichnungen mit Datum, Beginn, Ende, Pause und Aufgabe, zeitnah geführt
• E-Mails und Chatnachrichten mit Arbeitsaufträgen nach Feierabend oder am Wochenende
• Auszüge aus Zeiterfassung, Schichtplänen oder Dienstplänen
• Kollegen als Zeugen für regelmäßige Mehrarbeit

1. Liste der Überstunden mit Datum, Zeiten und Anlass erstellen.
2. Betrag berechnen: Stunden × Stundenlohn × (1 + Zuschlag).
3. Forderung in Textform an den Arbeitgeber schicken, mit Stundenzahl, Betrag und einer Frist von zwei Wochen.
4. Bei Ablehnung Betriebsrat, Gewerkschaft oder Fachanwalt für Arbeitsrecht einschalten.
5. Klage beim Arbeitsgericht erheben; in der ersten Instanz trägt jede Seite ihre Anwaltskosten selbst.

Fristen: Arbeits- und Tarifverträge enthalten oft Ausschlussfristen von drei Monaten ab Fälligkeit; danach verfällt der Anspruch, auch wenn die Stunden belegt sind. Manche Klauseln verlangen nach Ablehnung zusätzlich eine Klage innerhalb weiterer drei Monate. Ohne solche Klausel verjähren Ansprüche nach drei Jahren, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem sie fällig wurden. Der Teil, der den Mindestlohn sichert, verfällt nie durch eine Ausschlussfrist (§ 3 MiLoG).