Stundensatz als Selbstständiger kalkulieren

Zielgehalt aus den Lebenshaltungskosten ableiten

Startpunkt ist der Betrag, der nach Versicherungen und Steuern privat übrig bleiben muss. Er umfasst neben den festen Kosten auch Rücklagen für Anschaffungen und ein Polster für schwache Monate. Wer aus einer Anstellung kommt, nimmt sein bisheriges Netto als Untergrenze und rechnet hinzu, was der Arbeitgeber bisher zusätzlich getragen hat: Weihnachts- und Urlaubsgeld, Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge, Jobticket, Laptop und Diensthandy.

• Miete, Nebenkosten, Lebensmittel, Mobilität, private Versicherungen
• Rücklage für private Anschaffungen und Reparaturen
• Sparrate und Notgroschen von mindestens drei Monatsbedarfen
• Ausgleich für bisherige Sonderzahlungen und Arbeitgeberzuschüsse

Im Beispiel ergeben diese Posten 2.500 € im Monat oder 30.000 € im Jahr. Das ist der Betrag nach Steuern und Sozialversicherung, nicht der Umsatz und nicht der Gewinn.

Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung ohne Arbeitgeberanteil

Angestellte zahlen etwa die Hälfte ihrer Sozialversicherung, Selbstständige den vollen Satz. In der gesetzlichen Krankenversicherung bemisst sich der Beitrag nach dem Gewinn laut Steuerbescheid, mindestens nach 1.318,33 € im Monat (2026), höchstens nach der Beitragsbemessungsgrenze von 5.812,50 €. Wer wenig verdient, zahlt deshalb trotzdem rund 286 € für Kranken- und Pflegeversicherung, wer mehr als 69.750 € Gewinn macht, höchstens rund 1.260 €. Die private Krankenversicherung richtet sich nach Alter und Gesundheitszustand, nicht nach dem Einkommen; sie ist für junge Gesunde oft günstiger, wird mit dem Alter aber teurer, und eine Rückkehr in die gesetzliche Kasse ist ab 55 kaum noch möglich.

Rentenversicherungspflichtig sind nur bestimmte Gruppen: Lehrkräfte und Dozenten ohne eigene Angestellte, Hebammen, Pflegepersonen, in die Handwerksrolle eingetragene Handwerker sowie Künstler und Publizisten über die Künstlersozialkasse, die die Hälfte der Beiträge übernimmt. Pflichtversichert sind auch Selbstständige, die auf Dauer im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber arbeiten und keine Angestellten haben. Wer dagegen weisungsgebunden in die Organisation eines Kunden eingebunden ist, gilt als scheinselbstständig; dann schuldet der Kunde rückwirkend Sozialabgaben. Ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung schafft Klarheit.

Die Krankenkasse setzt die Beiträge zunächst vorläufig nach Schätzung fest und rechnet nach dem Steuerbescheid nach. Wer gut verdient hat, bekommt eine Nachforderung für das ganze Beitragsjahr; die Rücklage dafür gehört in die Kalkulation.

Betriebskosten auf die abrechenbare Stunde umlegen

Alle Kosten, die durch die Tätigkeit entstehen, finanziert der Stundensatz. Anschaffungen über 800 € netto werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben; Computer und Software dürfen seit 2021 in einem Jahr abgeschrieben werden. Für die Kalkulation zählt der durchschnittliche Jahresbetrag, nicht der Kaufpreis im Anschaffungsjahr.

Wer ohne Büro von zu Hause arbeitet, spart die Miete, kann steuerlich aber nur die Homeoffice-Pauschale von 6 € pro Tag ansetzen, höchstens 1.260 € im Jahr, oder ein abgeschlossenes Arbeitszimmer, wenn es den Mittelpunkt der Tätigkeit bildet. Nicht vergessen werden häufig Kontoführung, Domain und Hosting, Mitgliedsbeiträge in Kammern oder Verbänden, Rechtsschutz und Werbung.

Abrechenbare Stunden pro Jahr ermitteln

Der häufigste Fehler ist, den Jahresbedarf durch 2.080 Stunden zu teilen, die bezahlten Stunden eines Angestellten. Selbstständige haben weniger Tage zum Abrechnen, und auch an diesen Tagen ist nicht jede Stunde abrechenbar: Angebote schreiben, Rechnungen stellen, Kunden suchen, Buchhaltung und Weiterbildung kosten 25 bis 35 Prozent der Arbeitszeit, am Anfang oft mehr.

1. Mögliche Arbeitstage: 52 Wochen × 5 Tage = 260
2. Abzüglich 30 Tage Urlaub, 10 Feiertage, 10 Krankheitstage: 210 Tage
3. Arbeitsstunden: 210 Tage × 8 Stunden = 1.680
4. Abzüglich 30 Prozent nicht abrechenbare Zeit: 1.176 abrechenbare Stunden

Typische Werte liegen zwischen 1.000 und 1.400 abrechenbaren Stunden. Wer mit mehr plant, unterstellt fast keinen Leerlauf. Dauerhaft mehr als 40 bis 50 Wochenstunden führen zu Ausfällen, die die Rechnung wieder zunichtemachen. Wie stark die Stundenzahl den Satz bestimmt, zeigt der Vergleich mit dem Umsatzbedarf aus dem Beispiel:

Urlaub, Krankheit und Auftragslücken absichern

Die abgezogenen Urlaubs- und Krankheitstage sind im Stundensatz nur bezahlt, wenn das Geld dafür in den guten Monaten zurückgelegt wird. Für längere Krankheit braucht es eine eigene Absicherung, weil es keine Lohnfortzahlung gibt.

Krankengeld der GKV

Mit Wahlerklärung zum allgemeinen Beitragssatz von 14,6 Prozent ab dem 43. Krankheitstag; beim ermäßigten Satz von 14,0 Prozent gibt es kein Krankengeld.

Krankentagegeld

Private Zusatzversicherung oder Wahltarif der Kasse, die ab einem früheren Tag zahlt, etwa ab dem 15. oder 22. Tag.

Berufsunfähigkeitsversicherung

Ersetzt das Einkommen, wenn die Tätigkeit dauerhaft nicht mehr ausgeübt werden kann; Selbstständige ohne Rentenversicherungspflicht haben keinen Anspruch auf Erwerbsminderungsrente.

Arbeitslosenversicherung

Freiwillige Weiterversicherung auf Antrag innerhalb von drei Monaten nach Start der Selbstständigkeit, wenn vorher eine Pflichtversicherung bestand.

Liquiditätsreserve

Drei bis sechs Monatsbedarfe einschließlich Versicherungen und Kosten, um Zahlungsziele von 30 Tagen und Auftragslücken zu überbrücken.

Auslastungspuffer

Wer im ersten Jahr mit einer Auslastung von 60 statt 70 Prozent rechnet, braucht einen um rund 17 Prozent höheren Stundensatz.

Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Rücklagen

Auf den Gewinn fällt Einkommensteuer an. Sie wird nicht monatlich abgezogen, sondern nach der Steuererklärung festgesetzt; danach verlangt das Finanzamt Vorauszahlungen zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Im ersten Jahr fehlen diese Vorauszahlungen oft, und mit dem ersten Bescheid kommen Nachzahlung und Vorauszahlung gleichzeitig. Gewerbetreibende zahlen zusätzlich Gewerbesteuer, wenn der Gewinn über dem Freibetrag von 24.500 € liegt; sie wird bei normalen Hebesätzen größtenteils auf die Einkommensteuer angerechnet. Freiberufler wie Ärzte, Ingenieure, Journalisten, Übersetzer oder Softwareentwickler mit freiberuflicher Tätigkeit zahlen keine Gewerbesteuer.

Der Stundensatz liegt damit beim 2,8-Fachen des Brutto-Stundenlohns einer vergleichbaren Anstellung. Ein Satz von 30 oder 35 € deckt bei denselben Annahmen nur etwa die Hälfte des Bedarfs. Als Faustregel für das laufende Geschäft gilt: 25 bis 30 Prozent jeder Zahlung auf ein Steuerkonto legen, bis der erste Bescheid die tatsächliche Belastung zeigt.

Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung

Der kalkulierte Stundensatz ist ein Nettobetrag. Auf Rechnungen kommen in der Regel 19 Prozent Umsatzsteuer hinzu, die an das Finanzamt weitergeleitet werden; im Gegenzug lässt sich die Vorsteuer aus eigenen Einkäufen abziehen. Aus 59,20 € netto werden 70,45 € brutto. Für Unternehmenskunden macht das keinen Unterschied, weil sie die Umsatzsteuer selbst zurückholen; für Privatkunden ist der Bruttopreis der Preis.

Kleinunternehmer

Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 €: Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit Hinweis auf § 19 UStG, aber kein Vorsteuerabzug.

Überschreiten im laufenden Jahr

Ab dem Umsatz, mit dem 100.000 € überschritten werden, gilt sofort die Regelbesteuerung.

Regelbesteuerung

Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich oder vierteljährlich, Zahlung bis zum 10. des Folgemonats.

E-Rechnung

Zwischen Unternehmen in Deutschland müssen Rechnungen schrittweise elektronisch in einem strukturierten Format ausgestellt werden; empfangen können müssen sie alle Unternehmen seit 2025.

Kleinunternehmer gewinnen vor allem bei Privatkunden: Sie können denselben Bruttopreis verlangen und behalten 19 Prozent mehr. Im Beispiel liegt der Umsatzbedarf von 69.600 € aber deutlich über 25.000 €, die Regel passt also nur für Nebenberufe und kleine Tätigkeiten.

Kalkulierten Stundensatz mit Marktpreisen abgleichen

Die Kalkulation zeigt die Untergrenze, unter der sich die Selbstständigkeit nicht trägt. Ob Kunden diesen Satz zahlen, hängt von Branche, Spezialisierung, Region und Kundengruppe ab. Liegt der Markt darunter, helfen mehr abrechenbare Stunden, niedrigere Kosten oder ein Wechsel zu Kunden mit höherer Zahlungsbereitschaft; liegt er darüber, ist der kalkulierte Satz zu niedrig angesetzt.

Richtwerte aus Branchenumfragen, mit großen regionalen und fachlichen Unterschieden.

Nach Stunden abrechnen oder Pauschalpreis anbieten

Der Stundensatz bleibt die Rechengrundlage, auch wenn ein Kunde einen Festpreis möchte. Die Pauschale ergibt sich aus geschätzten Stunden × Stundensatz plus einem Risikoaufschlag für Unvorhergesehenes, häufig 15 bis 25 Prozent. Ein Projekt mit 40 geschätzten Stunden bei 59,20 € und 20 Prozent Aufschlag kostet also 2.841,60 € netto.

Nach einem Pauschalprojekt lohnt die Nachkalkulation: tatsächlich gebrauchte Stunden notieren und das Honorar durch diese Stunden teilen. Liegt der effektive Satz unter dem kalkulierten, war die Schätzung zu knapp oder der Umfang nicht sauber abgegrenzt. Änderungswünsche des Kunden gehören dann in ein Nachtragsangebot, das wieder mit dem Stundensatz kalkuliert wird.